「AI 便利 ソフト」「業務改善 自動化」と検索すると、出てくるのは新しいツールの紹介と、月額サービスの導入事例です。「今あるものでなんとかならないか」——おそらく多くの担当者が最初に思うこの問いに、まっすぐ答える広告は、ほとんど見当たりません。

理由は単純で、売る商品がなければ、広告費を回収できないからです。広告を出すには、その費用をどこかで回収する必要があります。回収の原資になるのは、ソフトの費用であり、月額システムの利用料です。裏を返せば、売るソフトを持たない会社からは、広告を出す動機がそもそも生まれません。結果として、標準機能だけで完結する方法は、情報として広がりにくくなります。

念のため書いておくと、私も無料で仕事をしているわけではありません。ただ、売っているのはソフトではなく、自動化する作業そのものです。ソフトを売って利益が出る立場ではないので、「そのソフトは契約しなくても、標準機能で足ります」とお話しています。


意外に知られていませんが、Windows11には、パソコンの操作を自動で記録して繰り返してくれるソフト（Power Automate Desktop：RPAのひとつ）が標準で入っています。Excelにも、繰り返し作業をボタン一つで再現する機能が、20年以上前からあります。どちらも追加費用ゼロで、今日から使えます。


もちろん、ソフトを開発する会社は自社ソフトを売り、月額サービスを扱う会社は月額契約を勧めます。それぞれの立場で、それぞれの商品を扱っているだけのことで、業界が悪いという話ではありません。ただその結果、耳に届く選択肢は「何かを買う」話に偏り、「今あるものでまずやってみる」という選択肢は最初から無いことになっています。


建設会社で22年、現場の事務と、その仕組みづくりに関わってきました。その中で、続く仕組みと続かない仕組みには、はっきりとした差があると感じています。続かなかったものには、共通点があります。新しいソフトを入れ、新しい画面を覚えてもらい、新しい手順を増やしたケースです。最初の数か月は問題なく動きます。ですが半年、一年と経つうちに、元のExcelに戻る人が出てきます。新システムとExcelが並走して二重入力になり、気づけば、使われていないソフトの月額費用だけが引き落とされている。そういう場面を、何度も見てきました。人は、正しい手順よりも、慣れた手順を選びます。忙しい人ほど、そうなります。仕組みを作る側が考えておくべきなのは、この現実のほうだと思っています。


この経験から私が選んでいるのは、Windowsに最初から入っている自動操作ソフトと、今あるExcelだけを使い、今と同じ画面のまま、事務作業を一つずつ自動化していく方法です。この方法は覚え直す手間がはぶけます。担当者が代わっても、目の前にあるのは元のExcelのままです。定着しない理由を、そもそも作らないという考え方です。


ソフトを売らない立場だから、言えることもあります。「その機能なら、標準機能で足ります。追加の契約は必要ありません」「その業務は、他社の専用サービスのほうが向いています」「この作業を自動化しても、削減できる時間はごくわずかです。優先度は低いと思います」。売る商品を持っていると、この三つは言いにくくなります。


もちろん、手書き伝票を大量に読み取る、拠点をまたいで在庫を同期する——こうした場面では、専用のソフトのほうが確実に向いています。標準機能で何でもできる、という話ではありません。ただ、「新しいものを買う」以外の選択肢が検討されないまま、月額費用だけが増えていく。それはもったいないと思っています。


業務改善を検討する時に、まずは今あるExcelとパソコンで何ができるのか確認してみるのはいかがでしょうか。

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【この記事で紹介したソフト】（どちらもパソコンに最初から入っています）

・Windowsの無料自動操作ソフト（Power Automate Desktop：RPAのひとつ）

・Excel

【よくいただく質問】

Q. 新しいソフトを購入する必要はありますか？

A. 必要ありません。今使っているExcelとパソコンだけで自動化します。新しいソフトの購入費用も、操作を覚える手間もかかりません。