日報や報告書の下書きは、キーボードを打たずに作れます。Windowsに最初から入っている音声入力で話し、その内容をAIに整えてもらう。必要なのはこの2つだけです。

現場から戻って席に着き、その日の作業を思い出しながら日報を打ち込む。1日10〜20分として、出勤20日で月に3〜7時間になります。1回は短くても、毎日続くと無視できない時間です。

日報に時間がかかるのは、打つのが遅いからではないように思います。「その日の出来事を思い出す」作業と「文章に整える」作業を、同時に進めているからです。口で説明するなら流れはすぐ出てくるのに、書こうとすると手が止まる。原因はこのあたりにありそうです。

そこで、思い出して話すところまでを自分がやり、整える作業はAIに任せます。音声入力の文字は、誤変換や言い直しが混ざったままで構いません。日報ファイルへの書き込みまで頼めば、キーボードを打つ場面はほとんどなくなります。

会社のパソコンで作る場合：

AIのチャット画面を開き、文字を入れる欄をクリックします

キーボードの「Windowsキー」を押しながら「H」を押します。画面に小さなマイクの表示が出ます

「聞き取り中」と表示されたら、その日の作業を順に話します

ファイルの添付に対応したAIなら、日報のファイル（Excelなど）を添付し、「話した内容を、この日報の各欄に書き込んでください」と頼みます

できあがったファイルを開き、内容を確認します

外出先で済ませる場合：

スマホでも同じことができます。AIのアプリの入力欄を開き、キーボードのマイクのボタンを押して話すだけです。iPhoneは標準のキーボード、AndroidはGboard（最初から入っていることがほとんどです）に、どちらもマイクのボタンがあります。話した内容の整理は、パソコンのときと同じようにAIに頼めます。

まずは「Windowsキー」を押しながら「H」を押して、今日の作業をひと言だけ話してみてください。声がそのまま文字になります。

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【この記事で紹介したソフト】（パソコンに最初から入っています）

・Windowsの音声入力機能

【よくいただく質問】

Q. 音声入力とAIは無料で使えますか？

A. 音声入力は、パソコンもスマホも追加費用なしで使えます。AIで文章を整えてファイルに書き込む部分は、使うAIによって無料の範囲と有料の範囲が分かれます。