属人化は、悪いことなのでしょうか。本当のリスクは、その人がいなくなった瞬間に、積み上げてきたやり方が何も残らないことです。

なぜ、属人化はよくないと言われるのでしょうか。詳しい人に頼めば早く済みます。これは現場にとって、ずっと合理的な選択でした。その人にしか分からない専門性がある証拠でもあります。それでも属人化という言葉には、どこか後ろめたさがつきまといます。

建設会社で22年、現場の事務に関わってきました。担当者が急に休んだ日に、いつもと同じようには書類が出せなかった、という場面をたびたび見てきました。申請書類のどこを確認して、何をどの順番で処理するか。その細かい判断が、その人の中にしかなかったからです。効率が悪くて属人化するわけではありません。むしろ効率がよかったからこそ、そのやり方に落ち着いていました。

問題は、属人化そのものではありません。その人が抜けたときに、何も残っていないことです。頭の中にしかない判断は、次の人には引き継げません。引き継ぎのたびに一から作り直すことになり、同じ苦労を次の担当者がまた繰り返します。手順書を作る余裕がないまま日々の忙しさに追われ、気づけば誰も全体の流れを説明できない状態になっていることもあります。

手順書を作らなかったのは、怠けていたからではありません。目の前の仕事を回すことで精一杯で、自分のやり方を言葉にする時間まで手が回らなかった。それだけのことです。

私が支援に入るときは、その人の今のやり方を変えません。実際にやっている操作を、Windowsの無料自動操作ソフト（Power Automate Desktop：RPAのひとつ）で自動化プログラムに組み、あわせて手順書を作ります。プログラムと手順書の2つが残れば、担当者が変わっても、同じ流れでそのまま動き続けます。変えるのはやり方ではなく、残し方です。

御社の中に、その人にしか分からない作業はありますか。それは今、頭の中だけにありますか、それとも形になっていますか。

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三河業務自動化支援センターでは、現場の担当者が実際に行っている作業を自動化プログラムとして組み、あわせて手順書を作成しています。担当者が変わっても、同じ形で続けられます。

【この記事で紹介したソフト】（パソコンに最初から入っています）

・Windowsの無料自動操作ソフト（Power Automate Desktop：RPAのひとつ）

【よくいただく質問】

Q. 担当者が変わっても自動化プログラムは使い続けられますか？

A. 使い続けられます。自動化プログラムと作業手順書の2つを納品するため、引き継ぎや日々の運用がスムーズになります。